Optimalus atsargų kiekis: kaip jį apskaičiuoti

Norint turėti efektyvias logistikos sistemas ir išvengti papildomų sandėliavimo išlaidų, labai svarbu sandėlyje palaikyti optimalų atsargų kiekį. Tačiau kiek tiksliai prekių vienetų jums reikia, kad efektyviai patenkintumėte gaminių paklausą ir nepritrūktumėte atsargų?

Šiame pranešime išsamiai aptarsime optimalaus atsargų kiekio logistikos sektoriuje klausimą, taip pat šios sąvokos ir mažiausio bei atsarginių atsargų kiekio skirtumus. Be to, pateikiame ir paaiškiname formulę, kurią taikant galima užtikrinti, kad jūsų atsargos atitiktų paklausą, objekto poreikius ir nuolatinį jūsų įmonės augimą.

Optimalios atsargos: kas tai yra ir kaip šį tikslą įgyvendinti praktiškai?

Logistikos atžvilgiu optimalios atsargos reiškia tikslų atsargų kiekį, kurio įmonei reikia, kad būtų patenkinta įprastinė paklausa ir nepritrūktų atsargų. Kitaip tariant, tai reiškia, kad reikia siekti didžiausio pelningumo ir iki minimumo sumažinti sandėliavimo išlaidas.

Šios sąvokos nereikėtų painioti su vidutinėmis atsargomis, t. y. vidutiniu prekių vienetų skaičiumi sandėlyje. Šis skaičius svyruoja tarp didžiausio atsargų kiekio, kuris reiškia bendrą prekių skaičių, kurį galimų laikyti objekte, atsižvelgiant į jo plotą bei naudojamas sandėliavimo sistemas, ir naujo užsakymo momento arba mažiausio atsargų kiekio, kuriuo apibrėžiama riba, kurią pasiekus įmonei reikia įsigyti daugiau gaminių.

Kaip nustatyti optimalų atsargų kiekį

Į kokius veiksnius turėtų atsižvelgti logistikos vadovas, nustatydamas optimalų atsargų kiekį? Nors tai priklauso nuo konkrečios kiekvienos įmonės strategijos, vertėtų atsižvelgti į toliau nurodytus keturis pagrindinius aspektus:

• Klientų kuriama paklausa. Logistikos vadovas kartu su apskaitos skyriumi ir vadovybe turėtų analizuoti paklausos tendencijas per daugelį metų, kiekvieno prekės vieneto paklausos prognozę, kiekvieno gaminio sezoninę paklausą ir pan.
• Atsargų apyvartumas. Vadovas turi žinoti kiekvieno prekės vieneto apyvartumą, kad galėtų tinkamai valdyti prekių išdėstymą. ABC analizė yra įprastas prekių vienetų tvarkymo pagal jų paklausą metodas.  
• Gaminio tipas. Vertinant optimalų atsargų kiekį pagal įdiegtas sandėliavimo sistemas, svarbiausios yra kiekvieno gaminio savybės ir įmonės verslo sektorius. Pavyzdžiui, maisto produktų logistika, kuriai reikia šaldomų sandėlių, kad prekės nesugestų, labai skiriasi nuo kabelių ir vamzdžių sandėliavimo. Pastaruoju atveju reikalingos specialios sandėliavimo sistemos, pritaikytos prie gaminių savybių.
• Didžiausias, mažiausias ir atsarginis atsargų kiekis. Naudodamiesi šiomis trimis skaitinėmis vertėmis, galite apskaičiuoti optimalų atsargų kiekį kiekvienam prekių vienetui. Taigi erdvė, metodika, sandėliavimo sistemos ir atsargų tvarkymo įranga turi įtakos nustatant didžiausią atsargų kiekį, o paklausa ir gebėjimas valdyti kiekvieną užsakymą – mažiausią kiekį. Atsižvelgiant į verslo pobūdį, kiekviename objekte nustatomos būtinos atsarginės atsargos. 
• Užsakymo įvykdymo laikas. Sandėlio vadovas taip pat turi žinoti kiekvieno tiekėjo užsakymo įvykdymo laiką. Tai yra laikas, kuris praeina nuo to momento, kai sandėlyje sukuriamas atsargų priėmimo užsakymas, iki tol, kol tiekėjas pristato gaminį.

Logistikos srityje, kurioje vis svarbesni efektyvumas ir sandėliavimo sąnaudų mažinimas, optimalaus atsargų kiekio nepaisymas įmonei gali turėti rimtų pasekmių. Tokios pasekmės gali būti neefektyvūs sandėliavimo procesai, brangiai kainuojančios perteklinės atsargos, o svarbiausia – sandėlio atsargų sugadinimas, ypač jei laikomos greitai gendančios prekės.   

Atsargų tipai: optimalios, mažiausios ir atsarginės

Optimalių atsargų neįmanoma suprasti, prieš tai neaptarus kitų sąvokų, pavyzdžiui, apyvartinių atsargų, atsarginių atsargų ir naujo užsakymo momento. Apžvelkime skirtingus atsargų tipus pagal logistikos strategiją:

• Turimos atsargos: tai sandėlyje esančių atsargų, kurias galima įtraukti į bet kurį užsakymą, kiekis. Visi logistikos procesai vykdomi remiantis turimomis atsargomis, dar vadinamomis apyvartinėmis atsargomis. 
• Mažiausios atsargos: tai mažiausias kiekvieno gaminio kiekis, kurį sandėlis turi turėti, kad galėtų patenkinti paklausą. 
• Atsarginės atsargos: kiekviename objekte turėtų būti atsarginių atsargų (kartais vadinamų rezervinėmis atsargomis), kad netikėtai padidėjus paklausai būtų išvengta atsargų trūkumo. 
• Užsakymo momentas: logistikos strategijoje nustatyta skaitinė vertė, pagal kurią nustatoma, kada tiekėjui turėtų būti pateiktas užsakymas. Jis yra tarp mažiausio ir optimalaus atsargų kiekio. 
• Didžiausios atsargos: tai atsargų kiekis, kurio negalima viršyti, kad sandėlio operacijos būtų sklandžios. Tai susiję su objekto sandėliavimo pajėgumais ir įmonės darbuotojais. 

Dabar, kai šios sąvokos jau aiškios, galime apskaičiuoti optimalų atsargų kiekį. Kaip minėta anksčiau, ši sąvoka reiškia atsargų kiekį, kurį reikia išlaikyti, kad įmonė užtikrintų didžiausią pelningumą ir galėtų reaguoti tiek į esamą paklausą, tiek į bet kokius galimus svyravimus.

Optimalaus atsargų kiekio formulė

Logistikos vadovas, atsižvelgęs į ankstesniame punkte išdėstytas aplinkybes, turėtų apskaičiuoti optimalų atsargų kiekį, kad tiksliai žinotų, kiek kiekvienos prekės reikia laikyti sandėlyje. Norint gauti šiuos duomenis, prie optimalus užsakymo kiekio pridedamos mažiausios atsargos ir atsargos, kurios turėtų būti objekte. Taip gauname toliau nurodytus kintamuosius:

Optimalus užsakymo kiekis yra susijęs su Wilsono modeliu, pagal kurį naudojamas užsakymų tiekėjams kiekis ir pateikimo dažnis, kad būtų užtikrintas optimalus atsargų ir žaliavų įsigijimo valdymas. Šiai skaitinei vertei apskaičiuoti naudojama toliau pateikta formulė: 

Joje Q reiškia optimalų užsakymo kiekį, D – metinę žaliavų paklausą, K – kiekvieno užsakymo sąnaudas, o G – gaminio saugojimo tam tikrą laiką sąnaudas. Dėl to, taikydamas Wilsono modelį, sandėlio vadovas žino, kada reikia pateikti užsakymą.

Be optimalaus užsakymo kiekio, turime sužinoti objekto mažiausių ir atsarginių atsargų kiekį. Pagal toliau pateiktą formulę nustatomas mažiausias sandėlio atsargų kiekis:  

Prie šio skaičiaus reikia pridėti gautą atsarginių atsargų skaičių, kuris nustatomas naudojant šiuos kintamuosius:

• Tiekėjo užsakymo įvykdymo laikas įprastomis aplinkybėmis (SLT).
• Didžiausias pirkimo užsakymo įvykdymo laikas incidento atveju (MPLT). 
• Vidutinė gaminio paklausa (APD).

Galiausiai, optimalaus atsargų kiekio formulė būtų tokia: 

Optimalus atsargų kiekis = optimalus užsakymo kiekis + mažiausias atsargų kiekis + atsarginis atsargų kiekis

Pavyzdys, kaip apskaičiuoti optimalų atsargų kiekį

Iliustruokime pirmiau pateiktas formules konkrečiu pavyzdžiu. Plieno įmonė turi žaliavų sandėlį, iš kurio jos gamybos centrui tiekiami varžtai. Per metus įmonei reikia 80 000 varžtų , kad būtų galima pagaminti jos parduodamus metalo lakštus. 

Kiekvienas įmonės užsakymas varžtų tiekėjui kainuoja 100 JAV dolerių, o vieno varžto sandėliavimo kaina yra apie 0,05 JAV dolerio per metus. Taigi koks yra optimalus varžtų atsargų kiekis, kurį įmonė turėtų turėti savo objektuose?

Kaip minėta pirmiau, pirmiausia reikia apskaičiuoti optimalų užsakymo kiekį. Pagal formulę, kurioje K (užsakymo kaina) yra 100 JAV dolerių, D (metinė paklausa) yra 80 000 varžtų, o G (vieno varžto sandėliavimo vieneto kaina) yra 0,05 JAV dolerio, gauname, kad Q yra 17 888 varžtai.

Q arba optimalus užsakymo kiekis = √((2 × 100 × 80 000) / 0,05) = 17 888 varžtai

Vėliau, norėdami apskaičiuoti optimalų atsargų kiekį, turime nustatyti mažiausią atsargų kiekį, kuris turėtų būti sandėlyje. Norint tai padaryti, reikia išsiaiškinti, kiek varžtų įmonei reikia per tam tikrą laiko vienetą (per dieną). Jei įmonė veikia 250 dienų per metus, jai reikės 320 dienų vienetų. Todėl, jei tiekėjo užsakymo įvykdymo laikas yra tik viena savaitė, mažiausios reikalingos atsargos bus 2 240 vienetų. 

Mažiausios atsargos = (80 000 / 250) × 7 = 320 × 7 = 2 240 varžtų

Baigdami apskaičiuosime, kiek sandėlyje turėtų būti atsarginių atsargų. Jei tiekėjo ilgiausias užsakymo įvykdymo laikas neįprastomis sąlygomis yra 21 diena, daroma išvada, kad atsarginės atsargos turėtų būti 4 480 vienetų. 

Atsarginės atsargos = (21 – 7) × 320 = 4 480 varžtų

Todėl apskaičiuotos optimalios atsargos yra 24 608 varžtai: rezultatas, gautas sudėjus optimalų užsakymo kiekį (17 888), mažiausias atsargas (2 240) ir atsargines atsargas (4 480). 

Optimalus atsargų kiekis = 17 888 + 2 240 + 4 480 = 24 608 varžtai

Optimalių atsargų kiekių skaitmeninimas

Logistikos procesų skaitmeninimas suteikė galimybę automatizuoti daugybę užduočių, dėl kurių anksčiau pasitaikydavo klaidų ir operatoriai prarasdavo brangaus laiko. ERP (įmonės išteklių planavimo) sistemos įdiegimas labai svarbus integruojant užsakymų valdymą sandėlyje, siekiant žinoti kiekvieno gaminio paklausą ir kiekvieno tiekėjo užsakymo įvykdymo laiką bei kitus duomenis. Galiausiai tai padeda logistikos vadovui apskaičiuoti optimalų atsargų kiekį ir optimalų užsakymų kiekį kiekvienam tiekėjui. 

Nustačius optimalų kiekvieno prekių vieneto atsargų kiekį, sandėlio valdymo sistema (SVS) gali automatiškai nustatyti tokių procesų kaip atsargų papildymas komplektavimo punktuose, gaunamų užsakymų priėmimas ir net gamybos linijų valdymas objekte prioritetus. 

Be to, šios programos apskaičiuoja optimalų atsargų kiekį kiekvienam prekių vienetui, todėl automatiškai sukuriamos gaminių papildymo užduotys, jei jų kiekis yra mažesnis už nustatytą ribą. Kalbant apie prekių išdėstymą sandėlyje, SVS automatiškai paskiria kiekvienam gaminiui vietą pagal jo požymius (apyvarta, partija ir galiojimo pabaigos data), taip sumažinant klaidų skaičių ir padidinant objekto produktyvumą. 

Tikslumas ir lankstumas: ketvirtosios pramonės revoliucijos principų taikymo logistikai esmė

Logistikos ir pramonės sektoriams tampant vis reiklesniems, logistikos vadovai priversti mažinti sandėliavimo ir užsakymų rengimo procesų išlaidas, kad būtų konkurencingesni. Dėl šios priežasties, naudojant tokias priemones kaip optimalus atsargų kiekis, pašalinamos klaidos ir perteklinės išlaidos, užtikrinant pakankamą atsargų kiekį, kad būtų patenkinta kiekvieno prekės vieneto paklausa bei nepatiriama nereikalingų išlaidų. 

Vis dėlto vis daugiau logistikos vadovų diegia sprendimus, skirtus atsargų srautams automatizuoti. Apskaičiavus optimalų atsargų kiekį, SVS kartu su ERP sistema suteikia galimybę planuoti užsakymus tiekėjams ir sekti atsargų papildymo užduotis, taip pat naudoti daugybę kitų pažangių funkcijų.

„Mecalux“ siūlo Easy WMS – SVS, kuri gali būti įvairiai pritaikoma logistikos sektoriuje. Jei norite padidinti savo verslo procesų efektyvumą ir optimaliai stebėti atsargas, būtinai susisiekite. Vienas iš mūsų ekspertų konsultantų patars, koks skaitmeninis sprendimas tinkamiausias jūsų įmonei.