Pakavimo lapas: kas jame nurodoma ir kam jis skirtas

Pakavimo lapas yra verslo dokumentas, kuris yra labai svarbus logistikos srityje: jis naudojamas kaip įrodymas, kad užsakymas buvo tinkamai pristatytas galutiniam klientui.

Šiais laikais siuntos gabenamos vis sparčiau ir vis dažniau logistikos transportas perduodamas išorės paslaugų teikėjams. Todėl labai svarbu turėti dokumentą, kuriame būtų pateikta visa informacija apie užsakymą, kad būtų lengviau jį išsiųsti, transportuoti ir pristatyti.

Kas yra pakavimo lapas?

Pakavimo lapas – tai komercinis dokumentas, naudojamas užsakymo pristatymui registruoti. Gaminį parduodanti įmonė išduoda pakavimo lapą, o jį pateikiantis asmuo paprastai yra vežėjas arba logistikos paslaugų teikėjas, atsakingas už užsakymų gabenimą galutiniam gavėjui. Pakavimo lape nurodomas išsamus prekių, kurios buvo pristatytos užsakymo gavėjui, sąrašas. Dokumente taip pat nurodomas prekių SKU numeris, jų savybės ir kiekvieno gaminio vienetų skaičius. Pagal sąrašą gavėjas gali patikrinti, ar gavo visas užsakytas prekes.

Pakavimo lapas naudingas ne tik pirkėjui, kuris gali patikrinti, ar gautos tinkamos prekės, bet ir siuntėjui, kad turėtų iš sandėlio išvežamų prekių įrašą. Šis dokumentas yra teisinis pristatymo įrodymas bet kokio galimo incidento atveju.

Kuo pakavimo lapas skiriasi nuo sąskaitos faktūros? Nors abu dokumentai yra komerciniai, pakavimo lapas yra patvirtinamasis dokumentas, kuriame nurodomos gautos fizinės prekės, o sąskaita faktūra yra oficialus užsakymo dokumentas. Pakavimo lape nurodomos gaminių savybės, o sąskaitoje faktūroje, be kitų duomenų, nurodoma, kokios prekės parduodamos, kiekvienos prekės kaina, apmokėjimo sąlygos arba būdas.

Kokie duomenys pateikiami pakavimo lape?

Nors nėra vieno pakuotės lapo formato, šiame dokumente turėtų būti pateikta ši informacija:

• užsakymo numeris ir atitinkama sąskaita faktūra;
• išsiuntimo data;
• siuntėjo duomenys;
• gavėjo duomenys;
• siuntos turinys;
• kiekvienos pakuotės svoris ir tūris;
• bendras siuntos svoris;
• prekių kilmė ir paskirties vieta;
• siuntos tipas ir naudojama įmonė.
• gavimo data.

Pakavimo lape pateikiama informacija gali skirtis ir priklauso nuo įmonės tipo bei galutiniam gavėjui pristatomų prekių rūšies. Pavyzdžiui, nors pakavimo lape kartais pateikiama išsami informacija, nėra privaloma nurodyti gaminio kainą. Kodėl ne? Skirtingai nuo sąskaitos faktūros, pakavimo lapo paskirtis – užfiksuoti užsakymo pristatymą, o ne jo komercinę vertę.

Pakavimo lapo nauda logistikos srityje

Logistikos lygmeniu pakavimo lapas suteikia privalumų gaminį parduodančiai įmonei, jį gabenančiam logistikos paslaugų teikėjui (jei taikoma) ir galutiniam gavėjui, kuris gauna užsakymą. Toliau išvardyti pagrindiniai privalumai.

• Tai yra pristatymo sertifikatas: tai teisinis dokumentas, kuriuo labai paprastai patvirtinama, kad prekių rinkinys buvo pristatytas gavėjui pagal sutartas sąlygas.
• Jis padeda optimizuoti informacijos apie užsakymą valdymą: pakavimo lapas padeda vežėjams, pirkėjams ir net muitininkams nustatyti pakuotės turinį.
• Padeda aptikti klaidas: pagal pakavimo lapą užsakymo gavėjas gali greitai ir lengvai patikrinti, ar gautų gaminių skaičius atitinka užsakytų gaminių skaičių.
• Taip supaprastinamas prekių ar pinigų grąžinimo procesas: naudojant pakavimo lapą supaprastinamas informacijos, susijusios su gaminio, kuris, pavyzdžiui, galėjo būti pažeistas gabenimo metu, grąžinimu ar už jį sumokėtų pinigų grąžinimu, tvarkymą. Kadangi nemokamas prekių grąžinimas tapo norma, dėl to labai išaugo pakavimo lapo vertė.

Programinė įranga, skirta siuntimo pakavimo lapams automatizuoti

Naudojant naująsias technologijas galima automatizuoti visos į pakavimo lapą įtrauktos informacijos rinkimą, taip sutaupant laiko ir sumažinant bet kokių klaidų, kurių gali pasitaikyti tvarkant informaciją rankiniu būdu.

Įmonės, turinčios sandėlio valdymo sistemą, pavyzdžiui, Easy WMS, gali skaitmenizuoti patikrinimą ir dokumentų kontrolę prekių išsiuntimo etape. Ši programinė įranga atsižvelgia į vežėjo ženklinimo ir dokumentacijos standartus, kad būtų lengviau paskirstyti užsakymus. Easy WMS sugeneruoja ir išduoda kiekvieno užsakymo pakavimo lapą, kad būtų užtikrintas efektyvus pristatymas.

Kad būtų galima efektyviai valdyti trečiųjų šalių logistikos operacijas, programinėje įrangoje įdiegtas pažangus modulis Kelių vežėjų siuntimo sistema. Ši programa suteikia galimybę spausdinti visų pagrindinių transporto agentūrų reikalavimus atitinkančias etiketes ir tiesiai sandėlyje kiekvienai pakuotei priskirti sekimo numerius.

Tarptautinė maisto produktų bendrovė „Danone“ savo sandėlyje Valdemore (Ispanija) naudoja modulį Kelių vežėjų siuntimo sistema, kad galėtų palaikyti ryšį su jos užsakymus paskirstančiu vežėju MRW. „Kai MRW atvyksta į sandėlį, jų operatoriams tereikia surinkti sukomplektuotus užsakymus, nes visą informaciją jie automatiškai jau turi savo sistemoje. Smarkiai padidinome efektyvumą“, – sako Eduardo Puerto, „Danone“ tiekimo grandinės direktorius Iberijoje.

Siuntimo proceso metu vis dažniau naudojamas elektroninis gavimo patvirtinimas („ePOD“). Kaip ir pakavimo lapo atveju, elektroninis gavimo patvirtinimas naudojamas kaip įrodymas, kuriuo asmuo ar įmonė (pirkėjas) patvirtina, kad iš kitos įmonės (siuntėjo) gavo iš anksto sutartą prekės ar prekių grupės kiekį ir tai įvyko iš anksto sutartu laiku. Tai patvirtinama skaitmeniniu būdu, naudojant elektroninį parašą.

Pakavimo lapas: užsakymo pristatymą patvirtinantis dokumentas 

Pakavimo lapas yra efektyvios tiekimo grandinės galutinis etapas ir būdas dokumentu pažymėti, kad galutinis tikslas pasiektas: užsakymas sėkmingai pristatytas ir logistikos paslauga efektyviai suteikta. Šiais laikais, norint kuo operatyviau vykdyti veiklą logistikos srityje, reikia valdyti visą informaciją, o tai dar aktualiau tais atvejais, kai transportavimo paslaugos perduodamos trečiosioms šalims. Šiuo atžvilgiu pakavimo lapas yra viena geriausių visų išvykstamosios logistikos srities subjektų pagalbinių priemonių.

Norite paspartinti pakavimo lapų kūrimą bei valdymą ir pagerinti bendravimą su vežėjais? Nedvejodami susisiekite su mumis. „Mecalux“ yra bet kokių pramonės šakų įmonių logistikos valdymo optimizavimo specialistė.